E-Mail-Adresse mit eigener Domain erstellen
E-Mail-Adresse mit eigener Domain erstellen: Optionen, MX- und SPF-Einträge, Einrichtung in Outlook und auf dem Smartphone und der Umzug alter E-Mails.
Eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain endet auf Ihre eigene Domain, etwa name@ihre-firma.de, statt auf gmx.de oder gmail.com. Um sie zu erstellen, brauchen Sie drei Dinge: eine Domain, einen Dienst, der die E-Mails verwaltet, und DNS-Einträge, die Ihre Domain mit diesem Dienst verbinden. Gut vorbereitet dauert das weniger als eine Stunde.
In diesem Ratgeber erklären wir, warum sich eine eigene Domain lohnt, welche Optionen Sie haben, wie die Einrichtung Schritt für Schritt abläuft und wie Sie Postfächer auf Smartphone und Rechner einrichten und alte E-Mails umziehen.
Warum eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain?
- Vertrauen: Ein Angebot von
vertrieb@ihre-firma.dewirkt seriöser als eines von einer Freemail-Adresse. Die eigene Domain zeigt, dass Ihr Unternehmen echt ist und bleibt. - Marke: Jede E-Mail erinnert an Ihre Domain und Ihre Marke.
- Kontrolle: Verlässt jemand das Unternehmen, bleibt die Adresse in der Firma. Sie können das Postfach übergeben oder eingehende Mails weiterleiten. Mit einer privaten Adresse geht das nicht.
- Zustellbarkeit: Für die eigene Domain richten Sie SPF, DKIM und DMARC ein. So landen Ihre E-Mails seltener im Spam, und Ihre Domain lässt sich schwerer für gefälschte E-Mails missbrauchen.
Ihre Optionen
E-Mails mit eigener Domain lassen sich an drei Arten von Orten betreiben:
| E-Mail im Webhosting | E-Mail-Hosting | Große Office-Pakete | |
|---|---|---|---|
| Wo es läuft | Auf dem Server Ihrer Website | Auf einer Plattform nur für E-Mail | In der Cloud des Anbieters |
| Spamfilter | Auf Serverebene | Erweitert, eigener Filter | Erweitert |
| Benutzerverwaltung | Konten im Rahmen der Tariflimits | Benutzer und Unterbenutzer | Umfangreich |
| Zusätzliche Werkzeuge | Keine | Je nach Tarif Archiv und Dateiablage | Dokumente, Kalender, Videocalls |
| Geeignet für | Kleine Websites, private Nutzung | Unternehmen und Teams | Teams, die auch Office-Apps brauchen |
Ist E-Mail für Ihr Geschäft entscheidend, ist ein von der Website unabhängiger Dienst sicherer: Ziehen Sie die Website zu einem anderen Anbieter um oder legen Sie sie für Wartung still, laufen Ihre E-Mails weiter.
Für Unternehmen in Deutschland lohnt außerdem ein Blick auf die Aufbewahrungspflichten: Geschäftsbriefe, und dazu zählen auch geschäftliche E-Mails, müssen je nach Inhalt sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Planen Sie Archivierung daher von Anfang an mit ein und stimmen Sie die Details mit Ihrer Steuerberatung ab.
Schritt für Schritt zur eigenen E-Mail-Adresse
1. Domain vorbereiten
Haben Sie noch keine Domain, registrieren Sie eine bei einem Domain-Anbieter. Wählen Sie etwas Kurzes, leicht Schreibbares, das zu Ihrer Marke passt. Stellen Sie sicher, dass Sie die DNS-Einträge der Domain bearbeiten können; das brauchen Sie in den nächsten Schritten.
2. E-Mail-Dienst wählen
Wählen Sie einen Tarif nach Teamgröße und Speicherbedarf. Achten Sie auf die Zahl der Benutzer, den Speicher pro Postfach, den Spamfilter und ob Sie ein Archiv brauchen. Bei der Bestellung geben Sie die Domain an, die Sie für E-Mail nutzen.
3. Domain bestätigen und MX-Einträge ändern
Der MX-Eintrag legt fest, welcher Server E-Mails an Ihre Domain annimmt. Im DNS-Bereich Ihrer Domain:
- Fügen Sie den Bestätigungseintrag hinzu, den der Dienst verlangt (meist ein TXT-Eintrag).
- Löschen Sie die alten MX-Einträge und tragen Sie die MX-Einträge des neuen Dienstes mit den angegebenen Prioritäten ein.
DNS-Änderungen können einige Stunden brauchen. In dieser Zeit landen manche E-Mails noch beim alten Server, kündigen Sie das alte Konto also nicht sofort.
4. SPF, DKIM und DMARC einrichten
Diese drei Einträge beweisen empfangenden Servern, dass Ihre E-Mails wirklich von Ihnen stammen. Fehlen sie, landen Ihre E-Mails im Spam:
- SPF: nennt die Server, die für Ihre Domain senden dürfen. Eine Domain sollte nur einen SPF-Eintrag haben.
- DKIM: versieht jede ausgehende Nachricht mit einer digitalen Signatur.
- DMARC: sagt Empfängern, was mit E-Mails passieren soll, die diese Prüfungen nicht bestehen.
Wie die Einträge funktionieren und welche Fehler häufig sind, lesen Sie in SPF, DKIM und DMARC einrichten.
5. Benutzer anlegen
Legen Sie im Panel für jede Person ein Postfach an. Ein paar praktische Tipps:
- Ein einheitliches Format wählen:
name@ihre-firma.deodervorname.nachname@ihre-firma.de, für alle gleich. - Gemeinsame Adressen planen:
info@,support@undbuchhaltung@bleiben gleich, wenn Personen wechseln. - Starke Passwörter verwenden: Wer ein E-Mail-Konto übernimmt, bekommt auch alle Links zum Zurücksetzen von Passwörtern. Geben Sie jedem Benutzer ein eigenes, langes Passwort.
Einrichtung auf Smartphone und Rechner
Ihre E-Mails lesen Sie im Browser per Webmail oder in Ihrem bevorzugten E-Mail-Programm. Programme nutzen zwei Protokolle:
- IMAP: Die E-Mails bleiben auf dem Server und werden auf allen Geräten abgeglichen. Nutzen Sie Smartphone und Rechner, wählen Sie IMAP.
- POP3: Die E-Mails werden auf ein einzelnes Gerät geladen. Bei mehreren Geräten nicht zu empfehlen.
Beim Einrichten werden meist diese Angaben abgefragt:
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Benutzername | Ihre vollständige E-Mail-Adresse (name@ihre-firma.de) |
| Posteingangsserver | Der IMAP-Server aus Ihrem Panel, Port 993, SSL/TLS |
| Postausgangsserver | Der SMTP-Server aus Ihrem Panel, Port 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS) |
| Authentifizierung | Auch für den Postausgang aktiv, gleicher Benutzer und gleiches Passwort |
Outlook, Apple Mail, Thunderbird und die Gmail-App auf dem Smartphone funktionieren mit diesen Angaben. Die Authentifizierung für den Postausgangsserver zu vergessen, ist der häufigste Grund für „Empfangen geht, Senden nicht“.
Alte E-Mails umziehen
Wechseln Sie von einem anderen Anbieter, ziehen Sie Ihre alten E-Mails per IMAP um:
- Legen Sie die Benutzer beim neuen Dienst an.
- Richten Sie altes und neues Konto per IMAP im selben E-Mail-Programm ein (etwa Thunderbird oder Outlook).
- Ziehen Sie die Ordner vom alten in das neue Konto.
- Stellen Sie nach dem Umzug die MX-Einträge auf den neuen Dienst um.
- Lassen Sie das alte Konto einige Tage aktiv, bis die DNS-Änderung überall angekommen ist, und prüfen Sie es auf neue E-Mails.
Typische Fehler
- Alte MX-Einträge stehen lassen: Ein Teil der eingehenden E-Mails geht weiter an den alten Server.
- Einen zweiten SPF-Eintrag anlegen: Einen neuen Eintrag hinzuzufügen, statt den bestehenden zu ergänzen, macht SPF komplett unwirksam.
- Massenmails versenden: Newsletter über das Geschäftspostfach schaden dem Ruf der IP und der Zustellbarkeit des ganzen Teams. Nutzen Sie dafür einen eigenen Newsletter-Dienst.
- Archivierung vergessen: Geschäftliche E-Mails müssen oft jahrelang aufbewahrt werden. Planen Sie das von Anfang an.
Geschäftliche E-Mail mit Nodesty
Das E-Mail-Hosting von Nodesty bietet Ihnen Adressen mit Ihrer eigenen Domain. Eingehende E-Mails filtert SpamExperts, und Ihre Postfächer erreichen Sie per Webmail, IMAP und POP3. Der 5-GB-Tarif enthält 5 Benutzer, der 25-GB-Tarif 10 und der 50-GB-Tarif 50; im 50-GB-Tarif werden Ihre E-Mails 5 Jahre archiviert, und eine Dateiablage ist enthalten. Die nötigen MX-, SPF- und DKIM-Werte stehen im Panel zum Kopieren bereit, und beim Umzug alter E-Mails hilft Ihnen unser Support-Team.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich für eine geschäftliche E-Mail-Adresse eine Domain?
Ja. Eine geschäftliche Adresse zeichnet sich gerade dadurch aus, dass sie auf Ihre eigene Domain endet (name@ihre-firma.de). Haben Sie noch keine Domain, registrieren Sie zuerst eine bei einem Domain-Anbieter.
Was ist der Unterschied zwischen E-Mail im Webhosting und E-Mail-Hosting?
E-Mail-Konten im Webhosting teilen sich den Server mit Ihrer Website; viel Traffic oder ein Sicherheitsproblem auf der Seite kann auch Ihre E-Mails treffen. E-Mail-Hosting ist ein eigener Dienst nur für E-Mail, mit Funktionen wie erweitertem Spamfilter, Archiv und Benutzerverwaltung.
Kann ich meine geschäftliche E-Mail in der Gmail-App nutzen?
Ja. Sie können Ihr Konto in jeder App einrichten, die IMAP und SMTP unterstützt, darunter Gmail, Outlook, Apple Mail und Thunderbird. Serveradressen und Ports finden Sie im Panel Ihres E-Mail-Hostings.
Kann ich meine bisherigen E-Mails umziehen?
Ja. Richten Sie das alte und das neue Konto per IMAP im selben E-Mail-Programm ein und ziehen Sie die Ordner hinüber. Bei Nodesty hilft Ihnen unser Support-Team auch beim Umzug.
Darf ich Newsletter über das Geschäftspostfach versenden?
Nein. Geschäftspostfächer sind für die tägliche Korrespondenz gedacht. Massenversand schadet dem Ruf der sendenden IP; beim E-Mail-Hosting von Nodesty ist er untersagt und führt bei Erkennung zur Sperrung des Dienstes. Nutzen Sie dafür einen eigenen Newsletter-Dienst.
Wie viele Benutzer brauche ich?
Rechnen Sie einen Benutzer pro Person, die eine eigene Anmeldung braucht. Für gemeinsame Adressen wie info@ oder support@ legen Sie einen eigenen Benutzer an oder leiten sie an das Postfach eines Mitarbeiters weiter. Wächst das Team, wechseln Sie in einen größeren Tarif.
Über den Autor
Nodesty-Team · Infrastruktur und Support
Das Nodesty-Team betreibt unsere Server, unser Netzwerk und unseren DDoS-Schutz im Alltag und beantwortet Support-Anfragen rund um die Uhr. Diese Ratgeber entstehen aus dieser Arbeit.
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