IMAP oder POP3? IMAP, POP3 und SMTP einfach erklärt

IMAP oder POP3? Unterschiede zu SMTP, die richtigen E-Mail-Ports (993, 995, 465, 587), Einrichtung in Outlook, Thunderbird und am Handy und häufige Fehler.

Nodesty-Team5 Min. LesezeitE-Mail

Veröffentlicht am 15. Oktober 2026

Der Schriftzug IMAP & POP3 mit den Portnummern 993, 995, 465 und 587 auf dunklem Nodesty-Hintergrund

IMAP, POP3 und SMTP sind die drei Protokolle, mit denen E-Mail-Programme und Smartphones mit dem E-Mail-Server kommunizieren. IMAP und POP3 dienen zum Empfangen, SMTP zum Senden von E-Mails. Der „Posteingangsserver“, der „Postausgangsserver“ und die Portnummern, nach denen Outlook, Thunderbird oder die Mail-App Ihres Smartphones beim Hinzufügen eines geschäftlichen Kontos fragen, gehören zu diesen Protokollen.

In dieser Anleitung erklären wir, wofür die drei Protokolle da sind, worin sich IMAP und POP3 unterscheiden, welche Porteinstellungen richtig sind, wie Sie ein Konto in gängigen E-Mail-Programmen einrichten und welche Fehler häufig auftreten.

Wofür sind IMAP, POP3 und SMTP da?

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): Dient zum Senden von E-Mails. Ihr Programm übergibt die E-Mail, die Sie geschrieben haben, per SMTP an den Server Ihres Anbieters; dieser leitet die E-Mail ebenfalls per SMTP an den Server des Empfängers weiter.
IMAP (Internet Message Access Protocol): Die E-Mails bleiben auf dem Server; Ihr Programm liest sie von dort. Lesen Sie eine E-Mail auf dem Smartphone, erscheint sie auch auf Ihrem Computer als gelesen.
POP3 (Post Office Protocol 3): Die E-Mails werden vom Server auf Ihren Computer heruntergeladen und meist auf dem Server gelöscht. Die E-Mails liegen dann nur auf diesem Gerät.

Kurz gesagt: Der Posteingangsserver ist IMAP oder POP3, der Postausgangsserver SMTP.

Der Unterschied zwischen IMAP und POP3

Merkmal	IMAP	POP3
Wo liegen die E-Mails?	Auf dem Server	Auf dem Gerät, auf das sie heruntergeladen wurden
Mehrere Geräte	Alle Geräte werden synchronisiert	Jedes Gerät sieht eine eigene Kopie oder gar keine
Ordner	Auf dem Server, überall gleich	Nur auf diesem Gerät
Gesendete Elemente	Auf allen Geräten sichtbar	Nur auf dem Gerät, von dem gesendet wurde
Gerät geht verloren oder kaputt	E-Mails sind auf dem Server sicher	Ohne Backup gehen die E-Mails verloren
Speicherplatz auf dem Server	Wird belegt	Wird frei, wenn heruntergeladen und gelöscht wird

Da die meisten Menschen heute über Smartphone, Computer und Webmail auf ihre E-Mails zugreifen, ist IMAP die richtige Wahl. POP3 ist nur in Sonderfällen sinnvoll, etwa bei Archivkonten, auf die nur von einem Computer aus zugegriffen wird und die keinen Platz auf dem Server belegen sollen.

E-Mail-Ports

Protokoll	Verschlüsselter Port (empfohlen)	Anderer Port
IMAP	993 (SSL/TLS)	143 (STARTTLS)
POP3	995 (SSL/TLS)	110 (STARTTLS)
SMTP	465 (SSL/TLS)	587 (STARTTLS)

SSL/TLS-Ports verschlüsseln die Verbindung von Anfang an.
STARTTLS baut zunächst eine unverschlüsselte Verbindung auf und wechselt dann zur Verschlüsselung. Bietet Ihr Programm die Option STARTTLS, verwenden Sie keine unverschlüsselte Verbindung.
Port 25 wird für die Weiterleitung von E-Mails zwischen Servern genutzt. Da viele Internetanbieter diesen Port bei Privatanschlüssen sperren, verwenden Sie in E-Mail-Programmen für den Postausgangsserver 465 oder 587.

Was Ports sind und wie sie funktionieren, erklären wir im Artikel Was ist ein Port?

Diese Angaben brauchen Sie für die Einrichtung

Ganz gleich, welches Programm Sie verwenden, Sie benötigen folgende Angaben:

E-Mail-Adresse und Passwort
Benutzername: Fast immer die vollständige E-Mail-Adresse (name@ihredomain.de).
Posteingangsserver (IMAP): Die Adresse Ihres Anbieters, Port 993, SSL/TLS.
Postausgangsserver (SMTP): Die Adresse Ihres Anbieters, Port 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS).
Authentifizierung für den Postausgangsserver: Aktiviert; derselbe Benutzername und dasselbe Passwort wie beim Posteingangsserver.

Die Serveradressen finden Sie im Kontrollpanel Ihres E-Mail-Anbieters oder in der E-Mail mit Ihren Zugangsdaten.

Einrichtung in Outlook, Thunderbird und auf dem Smartphone

Outlook: Geben Sie unter Datei → Konto hinzufügen Ihre E-Mail-Adresse ein, aktivieren Sie unter Erweiterte Optionen das Kästchen „Ich möchte mein Konto manuell einrichten“ und wählen Sie IMAP. Tragen Sie die Daten für Posteingangs- und Postausgangsserver wie oben beschrieben ein.

Thunderbird: Geben Sie beim Hinzufügen des Kontos Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein. Thunderbird versucht, die Einstellungen automatisch zu ermitteln; gelingt das nicht oder sind sie falsch, tragen Sie die Serverdaten über die Schaltfläche Manuell einrichten selbst ein.

iPhone und iPad: Folgen Sie dem Pfad Einstellungen → Mail → Accounts → Account hinzufügen → Andere → Mail-Account hinzufügen. Prüfen Sie nach der Eingabe Ihrer Daten, dass der Reiter IMAP ausgewählt ist, und füllen Sie die Angaben für Posteingangs- und Postausgangsserver aus.

Android: Geben Sie in der Gmail-App über Konto hinzufügen → Sonstige Ihre E-Mail-Adresse ein, wählen Sie als Kontotyp Privat (IMAP) und tragen Sie die Serverdaten ein.

Auch wenn Programme die Einstellungen automatisch ermitteln, beugt ein Blick auf Port und Verschlüsselung späteren Problemen vor.

Häufige E-Mail-Fehler

Authentifizierungsfehler: Prüfen Sie zuerst, ob Sie sich mit denselben Daten im Webmail anmelden können. Stellen Sie sicher, dass der Benutzername die vollständige E-Mail-Adresse ist. Viele fehlgeschlagene Versuche können dazu führen, dass das Konto vorübergehend gesperrt wird.
E-Mails lassen sich nicht senden: Stellen Sie den Port des Postausgangsservers auf 465 oder 587 und prüfen Sie, ob die Authentifizierung für den Postausgangsserver aktiviert ist. Port 25 ist bei vielen Privatanschlüssen gesperrt.
Zertifikatswarnung: Der Servername, den Sie im Programm eingetragen haben, stimmt nicht mit dem Namen im SSL-Zertifikat des Servers überein. Verwenden Sie genau den Servernamen, den Ihr Anbieter empfiehlt.
E-Mails sind auf einem Gerät vorhanden, auf dem anderen nicht: Eines der Geräte verbindet sich per POP3, lädt die E-Mails vom Server herunter und löscht sie dort. Stellen Sie alle Geräte auf IMAP um.
Gesendete E-Mails landen im Spam-Ordner: Das ist keine Programmeinstellung, sondern eine Einstellung der Domain. Prüfen Sie Ihre SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge; das erklären wir in unserer Anleitung SPF, DKIM und DMARC einrichten.
Postfach voll: Bei IMAP belegen die E-Mails Platz auf dem Server. Löschen Sie große Anhänge oder archivieren Sie alte E-Mails.

E-Mail mit dem Mail-Hosting von Nodesty

Die Mail-Hosting-Pakete von Nodesty funktionieren mit allen E-Mail-Programmen und Mobilgeräten, die IMAP und POP3 unterstützen; über Webmail greifen Sie auch im Browser auf Ihre E-Mails zu. Eingehende E-Mails werden mit SpamExperts gefiltert, sodass Spam und schädliche E-Mails gestoppt werden, bevor sie Ihren Posteingang erreichen. Wie Sie eine E-Mail-Adresse mit Ihrer eigenen Domain anlegen, erklären wir Schritt für Schritt in unserer Anleitung E-Mail-Adresse mit eigener Domain; E-Mails von einem anderen Anbieter können Sie ebenfalls per IMAP in Ihr neues Konto übertragen.

Häufig gestellte Fragen

Soll ich IMAP oder POP3 verwenden?

Wenn Sie von mehreren Geräten auf Ihre E-Mails zugreifen, verwenden Sie IMAP; gelesene, gelöschte und verschobene E-Mails werden auf allen Geräten synchronisiert. POP3 eignet sich nur, wenn Sie einen einzigen Computer nutzen und die E-Mails nicht auf dem Server behalten möchten. Für die meisten Nutzer ist heute IMAP die richtige Wahl.

Woher kenne ich die Adressen meines Posteingangs- und Postausgangsservers?

Die Serveradressen finden Sie im Kontrollpanel Ihres E-Mail-Anbieters oder in den Zugangsdaten, die Sie bei der Einrichtung des Kontos erhalten haben. Meist ist es eine Adresse wie mail.ihredomain.de oder der eigene Servername des Anbieters. Geben Sie als Benutzernamen immer die vollständige E-Mail-Adresse ein.

Soll ich Port 465 oder 587 verwenden?

Beide dienen dem sicheren Versand von E-Mails. Port 465 verschlüsselt die Verbindung von Anfang an mit SSL/TLS, Port 587 baut zunächst eine unverschlüsselte Verbindung auf und wechselt dann per STARTTLS zur Verschlüsselung. Verwenden Sie, was Ihr Anbieter empfiehlt; werden beide unterstützt, macht 465 meist weniger Probleme.

Ich kann E-Mails senden, aber nicht empfangen. Warum?

Eingehende E-Mails werden anhand des MX-Eintrags Ihrer Domain zugestellt. Zeigt der MX-Eintrag auf den falschen Server oder haben Sie ihn kürzlich geändert, landen die E-Mails möglicherweise woanders. Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Postfach voll ist.

Mein Handy meldet ständig ein falsches Passwort. Was soll ich tun?

Prüfen Sie zuerst, ob Sie sich mit demselben Passwort im Webmail anmelden können. Funktioniert das, löschen Sie das Konto auf dem Handy, fügen Sie es neu hinzu und prüfen Sie, dass als Benutzername die vollständige E-Mail-Adresse eingetragen und für den Postausgangsserver die Authentifizierung aktiviert ist. Viele fehlgeschlagene Versuche können dazu führen, dass Ihr Konto vorübergehend gesperrt wird.

Kann ich meine E-Mails aus Gmail in mein neues Konto übertragen?

Ja. Sie können das alte und das neue Konto per IMAP im selben E-Mail-Programm hinzufügen und die Ordner per Drag-and-drop verschieben oder Ihre E-Mails mit einem Tool wie imapsync übertragen. Schließen Sie das alte Konto erst, wenn die Übertragung abgeschlossen ist.

Über den Autor

Nodesty-Team · Infrastruktur und Support

Das Nodesty-Team betreibt unsere Server, unser Netzwerk und unseren DDoS-Schutz im Alltag und beantwortet Support-Anfragen rund um die Uhr. Diese Ratgeber entstehen aus dieser Arbeit.